Arkivering

Huvudregeln är att arkiveringen av material ska göras på ett överskådligt sätt och att materialet ska vara lättåtkomligt. Här ger vi information samt tips om vad som ska arkiveras, hur du kan arkivera material, och hur länge du ska arkivera material. 

Tänk på att det är ditt ansvar som företagare eller företagsledare att arkivera rätt material i rätt form vid varje tidpunkt. 

 

Vad ska arkiveras?

  • Grundbokföring samt huvudbokföring – Du får detta från oss
  • Sidoredovisning så som leverantörsreskontra, kundreskontra, lagerredovisning, anläggningsregister, eller lönesystem.
  • Verifikationer både i papper eller digitalt
  • Handlingar som verifikationer hänvisar till så som avtal, protokoll, följesedlar, m.f.
  • Systemdokumentation samt behandlingshistorik – Du får detta från oss
  • Förenklat årsbokslut, årsbokslut, eller årsredovisning beroende på bolagsform
  • Specifikationer till balansposter eller bokslutsbilagor – Du får detta från oss
  • Avtal och andra handlingar
  • Övrig dokumentation som avses som viktigt

Hur ska material arkiveras?

Grundregeln är att material ska arkiveras i den form man får eller skapar det. Det betyder att om du får en faktura i pappersform ska du arkivera pappersfakturan. Om du däremot får en faktura digitalt via e-post ska du arkivera fakturan i digital form. 

Kan jag överföra material från pappers- till digitalform eller tvärtom?

Det kan du göra. Dock ska du behålla materialet i dess ursprungliga formen i minst 3 år. Om du har material både i pappersform och i digitalform bör du ha en arkivplan där du beskriver hur du arkiverar ditt material. Arkivplanen ska hjälpa en utomstående att förstå din arkivering vid en kontroll eller revision.

Så här aktiverar du fysiskt material

Spara materialet i pärmar. Vi rekommenderar att ha en pärm per år eller period beroende på omfattningen av materialet. Använd sedan flkar för att dela upp innehållet i pärmen i månader. Spara varje verifikation i respektive månad i kronologisk ordning.

Om du använder ett appverktyg för att skicka bilder på fysikt material. Skriv idnumret du får från appen på verifikationen och spara verifikationen i nummerordning efter det nummer du får från appen.   

Så här arkiverar du digitalt material

Skapa mappar per år och i varje års mapp skapa mappar för varje månad. Spara varje verifikation i respektive mapp enligt den period verifikationen tillhör. Märk varje verifikation med följande filnamn:

Datum-Belopp-Motpart. Exempel: 100919-500-Ikea som filnamn på en verifikation som avser ett inköp på Ikea för 500 kr som gjordes den 10 september 2019. 

Hur länge ska material arkiveras?

Bokföringsmaterial ska arkiveras i Sverige i minst 7 år. Om du har överfört material från pappersform till digitalform eller tvärtom ska du arkivera materialet i dess ursprungliga formen i minst 3 år och i den senare formen i minst 4 år till.  

Vem ansvarar för arkiveringen?

Enligt bokföringslagen är det den som är skyldig att göra bokföringen som är ansvarig för aktiveringen. Det betyder att du som företagare, eller företagsledare ska se till att arkiveringen och bokföringsmaterial görs på rätt sätt även om du anlitar någon konsult eller byrå för att göra bokföringen. 

Under tiden vi har ditt material hos oss ser vi till att det är sparat säkert. Vi återlämnar material till dig löpande under året. 

Arkiveringen ska vara i Sverige

Allt bokföringsmaterial ska sparas och arkiveras i Sverige. Därför rekommenderar vi inte att använda sig av molntjänster som Google Drive, Dropbox, One Drive eller liknande då servrarna av dessa tjänster finns oftast inte i Sverige. 

Om du vill använda en molntjänst rekommenderar vi att först spara och arkivera materialet lokalt i en dator eller minne och sedan spara en kopia av materialet i molntjänsten. 

Om du ändå vill använda en molntjänst utan att spara lokalt i dator eller minne behöver du anmäla detta till Skatteverket. Om servern av molntjänsten ligger inom EU behöver man bara en anmälan till Skatteverket. Om servern ligger utanför EU behöver du be om tillstånd för att spara materialet där. Tillståndet vara i tre år i taget.  

Huvudregeln är att arkiveringen av material ska göras på ett överskådligt sätt och att materialet ska vara lättåtkomligt. Här ger vi information samt tips om vad som ska arkiveras, hur du kan arkivera material, och hur länge du ska arkivera material. 

Tänk på att det är ditt ansvar som företagare eller företagsledare att arkivera rätt material i rätt form vid varje tidpunkt. 

 

Vad ska arkiveras?

  • Grundbokföring samt huvudbokföring – Du får detta från oss
  • Sidoredovisning så som leverantörsreskontra, kundreskontra, lagerredovisning, anläggningsregister, eller lönesystem.
  • Verifikationer både i papper eller digitalt
  • Handlingar som verifikationer hänvisar till så som avtal, protokoll, följesedlar, m.f.
  • Systemdokumentation samt behandlingshistorik – Du får detta från oss
  • Förenklat årsbokslut, årsbokslut, eller årsredovisning beroende på bolagsform
  • Specifikationer till balansposter eller bokslutsbilagor – Du får detta från oss
  • Avtal och andra handlingar
  • Övrig dokumentation som avses som viktigt

Hur ska material arkiveras?

Grundregeln är att material ska arkiveras i den form man får eller skapar det. Det betyder att om du får en faktura i pappersform ska du arkivera pappersfakturan. Om du däremot får en faktura digitalt via e-post ska du arkivera fakturan i digital form. 

Kan jag överföra material från pappers- till digitalform eller tvärtom?

Det kan du göra. Dock ska du behålla materialet i dess ursprungliga formen i minst 3 år. Om du har material både i pappersform och i digitalform bör du ha en arkivplan där du beskriver hur du arkiverar ditt material. Arkivplanen ska hjälpa en utomstående att förstå din arkivering vid en kontroll eller revision. 

Så här aktiverar du fysiskt material

Spara materialet i pärmar. Vi rekommenderar att ha en pärm per år eller period beroende på omfattningen av materialet. Använd sedan flkar för att dela upp innehållet i pärmen i månader. Spara varje verifikation i respektive månad i kronologisk ordning.

Om du använder ett appverktyg för att skicka bilder på fysikt material. Skriv idnumret du får från appen på verifikationen och spara verifikationen i nummerordning efter det nummer du får från appen.   

Så här arkiverar du digitalt material

Skapa mappar per år och i varje års mapp skapa mappar för varje månad. Spara varje verifikation i respektive mapp enligt den period verifikationen tillhör. Märk varje verifikation med följande filnamn:

Datum-Belopp-Motpart. Exempel: 100919-500-Ikea som filnamn på en verifikation som avser ett inköp på Ikea för 500 kr som gjordes den 10 september 2019. 

Hur länge ska material arkiveras?

Bokföringsmaterial ska arkiveras i Sverige i minst 7 år. Om du har överfört material från pappersform till digitalform eller tvärtom ska du arkivera materialet i dess ursprungliga formen i minst 3 år och i den senare formen i minst 4 år till.  

Vem ansvarar för arkiveringen?

Enligt bokföringslagen är det den som är skyldig att göra bokföringen som är ansvarig för aktiveringen. Det betyder att du som företagare, eller företagsledare ska se till att arkiveringen och bokföringsmaterial görs på rätt sätt även om du anlitar någon konsult eller byrå för att göra bokföringen. 

Under tiden vi har ditt material hos oss ser vi till att det är sparat säkert. Vi återlämnar material till dig löpande under året. 

Arkiveringen ska vara i Sverige

Allt bokföringsmaterial ska sparas och arkiveras i Sverige. Därför rekommenderar vi inte att använda sig av molntjänster som Google Drive, Dropbox, One Drive eller liknande då servrarna av dessa tjänster finns oftast inte i Sverige. 

Om du vill använda en molntjänst rekommenderar vi att först spara och arkivera materialet lokalt i en dator eller minne och sedan spara en kopia av materialet i molntjänsten. 

Om du ändå vill använda en molntjänst utan att spara lokalt i dator eller minne behöver du anmäla detta till Skatteverket. Om servern av molntjänsten ligger inom EU behöver man bara en anmälan till Skatteverket. Om servern ligger utanför EU behöver du be om tillstånd för att spara materialet där. Tillståndet vara i tre år i taget.