Frågor och svar

Här samlar vi de mest relevanta frågorna kring rapportering och hantering av bokföringsmaterial. Hittar du inte din fråga kan du kontakta oss. 

Bokföring

Varför ska jag skicka underlag till er?

Underlag utgör grunden till bokföringen. Om det saknas underlag kommer bokföringen att vara missvisande.

Det ligger i ditt intresse att bokföringen ska vara korrekt. Inte för att följa lagen utan för att du ska följa företagets utveckling. 

Vad räknas som underlag?

Underlag även kallade verifikationer är ett dokument som bekräftar eller intygar en händelse. Det kan vara ett inköpskvitto, faktura, utdrag från bankkontot, lånebrev, osv. 

Ska alla händelser ha underlag?

Ja, alla affärshändelser ska ha ett underlag. Exempel, alla transaktioner som visas på bankkontot ska ha ett underlag. 

Hur ofta ska jag skicka underlag till EasyWays?

För att du ska ha en fräsch och uppdaterad ekonomisk rapport rekommenderar vi att du skickar underlag varje månad. Mer exakt, inom de första 10 dagar månaden efter. 

Jag har tappat bort ett underlag, vad händer då?

Om man har tappat bort ett kvitto eller en faktura behöver du skapa en så kallad bokföringsorder. Det är ett dokument där du skriver parter, datum för händelsen, belopp, och vad händelsen avser. 

Om du inte visar något underlag kan du inte dra av kostnaden och dra av moms. 

Hur skickar jag underlag till er?

Du kan skicka underlag via Fortnox appen eller mejl beroende på den rutin du har kommit överens om med din konsult. 

Hanterar ni underlag i pappersform?

Nej, vårt mål är att jobba 100% digitalt. 

Arkivering

Hur sorterar jag underlag?

Vi rekommenderar att sortera och spara dem i kronologiskt ordning efter datum.

Kan jag slänga underlag efter att ha skickat in dem till EasyWays?

Nej, du skickar in underlag till oss endast för att vi ska göra bokföringen. Det är du som företagsledare som har ansvaret för att bokföringsunderlag sparas enligt lagen. 

Hur länge ska jag spara underlag?

Enligt lagen ska du spara bokföringsunderlag i minst 7 år. 

Om du digitaliserar ett underlag kan du slänga det ursprungliga underlaget efter det tredje året och spara underlaget i digital form i de resterande 4 åren. 

Vad ska jag spara?

Du ska spara alla underlag som ligger till grund för bokföringen. Dessutom behöver du spara relevanta dokument som är kopplade till bokföringen så som avtal, lånebrev, osv. 

Sparar ni underlag åt mig?

Nej, vårt uppdrag är att bokföra och redovisa. Vi erbjuder inte arkiveringstjänst. 

Kan jag spara digitala underlag i en molntjänst som Dropbox, Google Drive, eller liknande?

Enligt bokföringslagen ska allt bokföringsmaterial lagras i Sverige. Om underlag sparas inom EU ska man meddela Skatteverket. Om underlag sparas utanför EU ska man ansöka om tillstånd för det. 

Tänk på att molntjänster har oftast sina servrar utanför Sverige. Därför behöver du veta var din molntjänst har sina servrar och se om du behöver meddela Skatteverket eller ansöka om tillstånd. 

Fortnox

Vad ska jag ha Fortnox appen till?

I Fortnox appen kan du se dina lönebesked, rapportera tider, skicka in underlag till oss, och mycket mer. 

Hur skickar jag in underlag via appen?

Fortnox har skapat en guide som visar hur man skickar in underlag. Du kan se guiden här:

https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/360005103899-Skicka-in-underlag-i-Fortnox-App

Hur loggar jag in i appen?

Du loggar in med BankID eller med användarnamn och lösenord.

Här på EasyWays hjälper dig att skapa användarnamn och lösenord. 

Oxceed

Vad är Oxceed för något?

Oxceed är ett analysverktyg. I verktyget kan du se företagets ekonomiska utveckling och nyckeltal. Dessutom kan du i Oxceed skapa budgetar, ta ut balans- och resultaträkningar. 

Vår ekonomiska rapportering sker via Oxceed. 

Hur kan jag få tillgång till Oxceed?

Alla våra kunder med pakettjänster för redovisning får tillgång till Oxceed. 

Hur ofta synkroniseras Oxceed till bokföringen?

Om du har integrationlicens i Fortnox sker synkroniseringen direkt. Om du saknar integrationlicens sker synkronisering en gång i månaden när vi gör klar bokföringen. 

Hur loggar jag in i Oxceed?

Besök www.oxceed.se. Där hittar Logga in knappen i huvudmenyn. 

Inloggningsuppgifter för Oxceed får du av oss. 

Arbetsgivare

När ska jag rapportera löner?

Du behöver rapportera löner senast den 15e varje månad. 

Vilka uppgifter ska jag rapportera?

I de allra flesta fall har anställda månadslön och det behöver du inte rapportera varje månad. 

Det du ska rapportera är saker som påverkar löneutbetalningen som:

  • Utbetalda förskott
  • Sjukfrånvaro
  • Semester
  • Föräldrar eller annan ledighet

Om du har timmaranställda ska du rapporterar antal arbetade timmar per anställd. 

Hur ser processen för löneutbetalningen ut?

1. Du rapporterar löner senast den 15e varje månad. 

2. Vi skapar lönebesked som du godkänner. 

3. Lönebesked skickas till anställda och du får löneutbetalningslista med information om hur mycket varje anställd ska ha i lön på banken.

4. I början på nästa månad skickar vi in arbetsgivardeklarationer till Skatteverket.

5. Vi informerar vad du ska betala i arbetsgivaravgifter och skatt. Betalningen av avgifter och skatt sker oftast den 12e månaden efter löneutbetalningen. 

Anställd

Hur får jag tag på mitt lönebesked?

Vi hanterar löner i Fortnox program. Du behöver då logga in i Fortnox.se eller ladda ner Fortnox appen. Du loggar enkelt med BankID. 

När du är inloggad kommer du att se dina lönebesked. 

Jag har inte BankID, hur kan jag logga in i Fortnox?

Du kan också logga in i Fortnox med användarnamn och lösenord. Du kan kontakta oss för att få hjälp med att skapa dessa åt dig. 

Om jag har en fråga om lönebeskedet vem kontaktar jag?

Du ska först kontakta din arbetsgivare som ansvarar för innehållet i lönebeskedet.