Kontrollbalansräkning

May 15, 2020Bokföring

En kontrollbalansräkning ska göras när styrelsen misstänker att företagets egna kapital ligger under hälften av det registrerade aktiekapitalet. Att göra en balansräkning är viktigt för att besluta om företaget ska drivas vidare och för att skydda sig från personligt ansvar. Det är styrelsen som är ansvarig för att kontrollbalansräkningen görs i rätt tid.

I den här guiden har vi samlat information om kontrollbalansräkningen som ska hjälpa dig som företagare att följa alla krav.  

När ska man göra kontrollbalansräkningen?

En kontrollbalansräkning misstänker att det egna kapitalet understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet.

Skäl att anta

Enligt lagtexten är styrelsen skyldig att göra en balansräkning när det finns “skäl att anta” att kapitalet är mindre än hälften av det registrerade aktiekapitalet.

Hur snabbt ska kontrollbalansräkningen göras?

Kontrollbalansräkningen ska upprättas “genast” så fort styrelsen misstänker att att det egna kapitalet är mindre än hälften av det registrerade aktiekapitalet. 

I praktiken kan det röra sig om en frist på en eller två månader.  

Vad är det registrerade aktiekapitalet?

Det registrerade aktiekapitalet är oftast det aktiekapital bolaget startades med och som är registrerat hos Bolagsverket.

Vad är eget kapital?

Eget kapital består generellt av:

  • Aktiekapital
  • Vinster och förluster från tidigare år
  • Årets vinst eller förlust
  • Reserv- och uppskrivningsfond
  • Tillskott från ägare
Hur förbrukas det egna kapitalet?

Det egna kapitalet förbrukas eller minskar framför allt genom att få förluster i verksamheten. Utdelning till ägare minskar också det egna kapitalet. Vinster och tillskott från ägare ökar det egna kapitalet.

Man kan inte vänta till årsredovisningen för att fastställa årets förslut. Styrelsen ska kontinuerligt under året räkna in det förväntade resultatet i det egna kapitalet vid tidpunkten då styrelsen granskar de ekonomiska rapporterna.  

Krav på ekonomiska rapporter

Styrelsen är skyldig att följa företagets ekonomiska resultat och ställning kontinuerligt. Styrelsen är bland annat skyldig att upprätta en skriftlig instruktion om hur ekonomirapporterna ska vara utformade och när dessa ska lämnas till styrelsen. Styrelsen kan hållas ansvarig i fall rapporterna är bristfälliga och inte ger signaler som tyder på att det egna kapitalet är på väg att förbrukas. 

 Styrelsen är skyldig att granska de ekonomiska rapporterna löpande under året. Det räcker alltså inte att invänta årsredovisningen. 

Hur återställer man det egna kapitalet?

Det egna kapitalet återställs genom:

  • Goda affärer och bättre resultat
  • Aktieägartillskott
  • Koncernbidrag
Revisorn ska granska kontrollbalanstäkningen

Om företaget har revisor ska revisorn granska kontrollbalansräkningen.

Om kontrollbalansräkningen visar brist på kapital

Om det egna kapitalet understiger den kristiska gränsen vid en första kontrollbalansräkning ska styrelsen kalla till en extra bolagsstämma.

I bolagsstämman ska aktieägna bestämma om styrelsen ska försöka återställa kapitalet eller om företaget ska likvideras. 

8 månadersfrist

Om bolagstämman (aktiägare) beslutar att företaget ska fortsätta bedriva sin verksamhet har styrelsen 8 månader efter bolastämmodagen för att återställa det egna kapitalet så att det blir minst lika stort som det registrerade aktiekapitalet.

Kontrollbalansräkning 2

En ny bolagsstämma ska hållas senast 8 månader efter att den första kontrollbalansräkningen presenterades. Där ska en ny kontrollbalansräkning läggas fram för bolagsstämman. 

Om den andra kontrollbalansräkningen visar att kapitalet inte är återställt efter 8 månader måste företaget likvideras. Annars blir styrelseledamöter, ibland övriga företrädare, och aktieägare som var med om att fatta beslutt om att driva verksamheten personligt ansvariga för företagets skulder.

Personligt betalningsansvar

Styrelsen, företrädare, och även aktieägare kan hållas ansvariga för att inte följa reglerna kring kontrollbalansräkningen. 

Att ha personligt betalningsansvar innebär att man blir personligt betalningsansvarig för företagets skulder.

Det personliga ansvaret inträder när

  • kontrollbalansräkningen inte gjorts, eller gjordes inte i tid
  • revisorn inte har granskat kontrollbalansräkningen (när det finns revisor)
  • bolagstämma inte har hållits trots att kontrollbalansräkningen visat kapitalbrist
  • en likvidationsansökan inte har lämnats in efter 8 månadersfristen vid fortsatt kapitalbrist
Företagets skulder

Det personliga betalningsansvaret gäller för de skulder och förpliktelser som uppkommer efter 8 månadersfristen. 

Om kapitalet blir återställt upphävs det personliga betalningsansvaret. 

Driva företaget trots kapitalbrist efter 8 månadersfristen

I praktiken är det många företag som fortsätter driva verksamheten trots att kapitalet är förbrukat.

Anledningen till detta kan vara att bristen är bara tillfällig på grund av stora investeringar som ska leda till intäkter. En annan anledning kan vara att bolagets skulder är mycket små och styelsen eller ägare kan ta dem personligen. Detta gäller oftast konsult företag med mindre utgifter så som telefonräkninen.

Tänk noga på riskerna

Du som styrelseledamot ska alltid tänka noga på riskerna vid kapitalbrist och när du fortsätter att bedriva din verksamhet utan att följa reglerna för kontrollbalansräkning och likvidation. 

Tips för att undvika personligt ansvar

Ordning och reda i bokföringen

Skicka kompletta underlag löpande och i tid. Då kan vi ge dig rätt information om hur företaget mår.

Granska de ekonomiska rapporterna vi ger dig och ställ frågor

Läs balansräkningen noga och besök Oxceed regelbundet under året. Vi kan varna dig för kapitalbrist men tänk på att det är styrelsen som är ansvarig för kontrollbalansräkningen.