Så här digitaliserar du underlag för bokföringen

Jul 1, 2020Bokföring, Bokföring, Uncategorized

Trött på att skriva ut papper och samla ihop material för bokföringen varje månad? Det är du inte ensam om. Att ta fram underlag för bokföringen är bland det tråkigaste som finns för företagare. I den här artikeln får du några tips på hur du digitaliserar dina underlag och effektiviserar hanteringen av underlag.

Men först, varför är underlag så viktiga?

Med underlag menar jag kvitton, fakturor, utdrag från bank, avtal, osv. Först och främst är underlag viktiga för att lagstiftningen kräver att det ska finnas underlag till alla ekonomiska transaktioner som sker på företaget. Men lagen åt sidan, underlag är viktiga för att du ska veta hur det går för företaget och för att du ska fatta rätt beslut i rätt tid. Det är vissa saker som du ska kolla extra noggrant, det är intäkter, kostnader, skatter, resultat, skulder, och tillgångar. Allt detta får du av bokföringen, inte från någon annanstans, och grunden till bokföringen är alla underlag. Så, utan underlag får du inte rätt information och du kommer inte att veta exakt hur ditt företag egentligen mår ekonomiskt.

Här kommer några tips på hur du digitaliserar hanteringen av underlag.

Tips 1. Digitalisera leverantörsfakturor

Be dina leverantörer att skicka alla fakturor digitalt till din e-postadress. Sedan vidarebefordrar du mejlet med fakturan till Fortnoxs e-postadress för leverantörsfakturor. Då slipper du skriva ut fakturan vilket sparar tid, papper, och pengar, och bilden kopplas direkt till bokföringen.

Vill du gå ett steg längre? Då kan du be dina leverantörer att skicka leverantörsfakturan direkt till Fortnox. Då kan du använda dig av Fortnoxs tjänst för fakturatolkning eller vår tjänst för hantering av leverantörsfakturor. Du godkänner fakturor i Fortnoxs app och sedan godkänner du utbetalningen på banken. Detta kräver dock att du kopplar banken till Fortnox och en extra licens i Fortnox för att godkänna fakturor. Men tänk på att det här kommer att sparar dig mycket tid i längden och tid är pengar.

Tips 2. Hantera kvitton effektivt

När du går och handlar, fota kvittot direkt efter inköpet med Fortnoxs app. När du kommer hem sparar du kvittot i din pärm. Om du får kvitton digitalt i pdf, vidarebefordra mejlet till Fortnox. Då behöver du inte skriva ut kvittot.

Tips 3. Fakturera i Fortnox

Det kan kosta något i månaden men det är värt pengarna. Du får inte bara ett robust program för fakturering utan du får du alla fakturor kopplade till bokföringen också. Om du skapar fakturor i andra system behöver du skicka dessa till bokföringen sedan vilket tar extra tid.

Tips 4. Försök att få resten av underlagen digitalt

Om du har avtal, lån, eller andra affärshändelser som ska kopplas till bokföringen, försök att få allt digitalt. Då är det enklare att skicka alla underlag för bokföringen och det kommer att spara dig mycket tid i längden.

Tips 5. Skapa en rutin varje månad för hanteringen av material

Med ovanstående tips kommer du att ha det mesta digitalt och inne i Fortnox för bokföringen. Dock är det bra att ägna lite tid varje månad åt att få fram några underlag som kan vara kvar. Skaffa en rutin varje månad, sätt ett datum varje månad, helst direkt när månaden är slut, när du kommer in i rutinen kommer du att göra allt snabbare.

Glöm inte att ta kontakt med oss för att få reda på Fortnoxs e-postadresser och få reda på hur kan effektivisera och digitalisera ditt företags administration.