Så här sparar du bokföringsmaterial

Mar 30, 2020Bokföring, Uncategorized

Som företagare är du skyldig att spara allt bokföringsmaterial i 7 år enligt bokföringslagen. I den här guiden samlar vi den information som du behöver för att spara ditt material på ett tryggt sätt. 

Kom ihåg att vi på EasyWays inte är ansvariga för att spara bokföringsmaterial. 

Vad ska sparas?
  • Grundbokföring samt huvudbokföring – Du får detta från oss
  • Sidoredovisning så som leverantörsreskontra, kundreskontra, lagerredovisning, anläggningsregister, eller lönesystem.
  • Verifikationer eller underlag både i papper och digitalt
  • Handlingar som verifikationer hänvisar till så som avtal, protokoll, följesedlar, m.f.
  • Systemdokumentation samt behandlingshistorik – Du får detta från oss
  • Förenklat årsbokslut, årsbokslut, eller årsredovisning beroende på bolagsform
  • Specifikationer till balansposter eller bokslutsbilagor – Du får detta från oss
  • Avtal
  • Övrig dokumentation som avses som viktig
I vilken form ska materialet sparas?

Grundregeln är att material ska arkiveras i den form man får eller skapar det. Det betyder att om du får en faktura i pappersform ska du arkivera pappersfakturan. Om du däremot får en faktura digitalt via e-post ska du arkivera fakturan i digital form. 

Kan jag överföra material från pappers- till digitalform eller tvärtom?

Det kan du göra. Dock ska du behålla materialet i dess ursprungliga form i minst 3 år. Om du har material både i pappersform och i digitalform bör du ha en arkivplan där du beskriver hur du arkiverar ditt material. Arkivplanen ska hjälpa en utomstående att förstå din arkivering vid en kontroll eller revision.

Tänk på att det är ditt ansvar som företagare eller företagsledare att arkivera rätt material i rätt form vid varje tidpunkt. 

Så här kan du spara fysiskt material
  • Spara materialet i pärmar. Vi rekommenderar att ha en pärm per år. Använd sedan flikar för att dela upp innehållet i pärmen i månader. Om du har mycket material kan du ha flera pärmar per år uppdelade i månadsperioder. 
  • Om du använder ett appverktyg så som Digitala Företaget för att skicka bilder på fysiskt material. Skriv idnumret du får från appen på verifikationen och spara verifikationen i nummerordning efter det nummer du får från appen.
  • Om du inte använder Digitala Företaget, spara alla underlag i datumordning. Det ska vara enkelt för en utomstående person att hitta material.
  • Om du har annat material än bokföringsunderlag så som avtal, körjournaler, resemall, eller liknande, spara dessa också i pärmar. 
Så här kan du spara digitalt material

Skapa mappar per år och i varje års mapp skapa mappar för varje månad. Spara varje verifikation i respektive mapp enligt den period verifikationen tillhör. Märk varje verifikation med följande filnamn:

Datum-Belopp-Motpart. Exempel: 100919-500-Ikea som filnamn på en verifikation som avser ett inköp på Ikea för 500 kr som gjordes den 10 september 2019. 

Om du spara både fysiskt och digitalt material

Om man har både fysiskt och digitalt material kan det skapa lite förvirring om man inte vet vad som är sparat digitalt och vad som är sparat fysiskt. Du ska därför ha ett arkivplan som visar hur du har sparat materialet. 

I takt med digitaliseringen rekommenderar vi att digitalisera allt material som kommer i fysisk form genom att till exempel skanna eller fota det. Det gör att du har ett digitalt arkiv med allt material och efter 4 år kan du slänga det fysiska materialet. 

Hur länge ska material sparas?

Bokföringsmaterial ska arkiveras i Sverige i minst 7 år. Om du har överfört material från pappersform till digitalform eller tvärtom ska du arkivera materialet i dess ursprungliga form i minst 3 år och i den senare formen i minst 4 år till.  

Vem ansvarar för materialet?

Enligt bokföringslagen är det den som är skyldig att göra bokföringen som är ansvarig för aktiveringen. Det betyder att du som företagare, eller företagsledare ska se till att arkiveringen och bokföringsmaterial görs på rätt sätt även om du anlitar någon konsult eller byrå för att göra bokföringen. 

Kom ihåg att vi på EasyWays inte ansvar för att arkivera material. Du skickar material till oss för att vi ska kunna göra bokföringen. 

Materialet ska sparas i Sverige

Allt bokföringsmaterial ska sparas och arkiveras i Sverige. Därför rekommenderar vi inte att använda sig av molntjänster som Google Drive, Dropbox, One Drive eller liknande då servrarna av dessa tjänster oftast inte finns i Sverige.

Om du vill använda en molntjänst rekommenderar vi att du först sparar och arkiverar materialet lokalt i en dator eller minne och sedan sparar en kopia av materialet i molntjänsten.

Om du ändå vill använda en molntjänst utan att spara lokalt i dator eller minne behöver du anmäla detta till Skatteverket. Om servern av molntjänsten ligger inom EU behöver man bara en anmälan till Skatteverket. Om servern ligger utanför EU behöver du be om tillstånd för att spara materialet där. Tillståndet vara i tre år i taget.  

Våra tips & råd

  • Var noggran med att spara och hur du material, enligt lag ska det finnas underlag till alla affärshändelser.
  • Om du skickar till oss ett underlag i form av en skärmbild av din dator elle mobil, tänk på att antingen skriva ut eller spara det underlaget digitalt i en mapp. 
  • Att du får tillgång till underlag i dina leverantörers system räcker inte, du ska ladda ner och spara dina underlag antingen fysiskt eller elektoniskt enligt din arkivplan.