Så här skickar du in material

Mar 30, 2020Bokföring

Att samla kvitton och fakturor för att skicka dem till oss på byrån är inte det roligaste i världen. Därför vill vi göra det lättare för dig genom att visa dig hur du kan lämna ditt material till oss på ett enkelt sätt. Vi har också svar på vanliga frågor. 

Det här ska du skicka in
  • Bankkontoutdrag för månaden som ska bokföras
  • Leverantörsfakturor som togs emot under månaden
  • Kundfakturor som skickades till kunder under månaden
  • Dagskassarapport vid kassaförsäljning
  • Kvitton samt andra underlag för övriga utgifter eller inbetalningar

Se till att lämna in samtliga underlag. En tumregel är att utgå från kontoutdraget för att samla och skicka in underlag. Se till att skicka till oss underlag till varje transaktion som du ser på kontoutdraget. 

Skicka in underlag med Fortnoxapp

I Fortnoxappen kan du fota bilder på kvitton och fakturor med din mobil eller lada upp bilder från mobilen. 

  • Ladda ner Fortnoxappen i din mobil
  • Logga in med bankid eller användarnamn
  • Klicka på den gröna knappen längst ner i menyn
  • Klicka på Registrera undelag
  • Fota underlaget eller ladda upp det från mobilen
  • Om underlaget har flera sidor, ta en bild på varje sida
  • Välj om det du registrerar är ett kvitto eller en faktura
  • Spara underlaget i din pärm

Du kan också se våra förklaringsvideor här

Registrera ett kvitto

Registrera en leverantörsfaktura

Skicka kvitton eller fakturor i PDF du får via mejl

Om du får kvitton eller leverantörsfakturor i PDF format via mejl kan du skicka de vidare till Fortnox.

Ditt företag har en unik e-postbrevlåda i Fortnox där du kan skicka in dina underlag via mejl. Du kan få e-postadressen till ditt företags brevlåda i Fortnox från oss. Då kan du spara e-postadressen som kontakt i din e-posthanterare och varje gång du får en e-post med en pdf faktura eller pdf kvitto kan du vidarebefodra mejlet direkt. 

Dela en mapp i molnet för inlämning av underlag

Du kan också välja att dela en map via Onedrive, Google Drive, eller Dropbox där du lägger upp dina underlag 

Skicka alla underlag i tid

För att vi ska kunna göra ett bra arbete har vi speciella rutiner och schema för att göra din bokföring varje månad. Vi ber dig därför att skicka alla dina underlag i tid. Det gör att du kan få din ekonomiska rapport snabbare och framför allt, korrekt. 

Om du lämnar in ofullständiga underlag behöver vi kontakta dig för att be om material eller ställa frågor. Detta tar extra tid och fördröjer din rapportering som är mycket viktigt för dig för att fatta bra beslut för ditt företag. 

Kan jag skicka material i pappersform?

Nej, vi jobbar 100% digitalt.

Ska jag spara underlag jag redan har skickat till er digitalt?

Ja, enligt lag är du skyldig att spara allt bokföringsmaterial i 7 år.

Underlagen du skickar till oss är framför allt för att vi ska kunna göra redovisningen.

EasyWays tar inget ansvar för arkivering av underlag.

Hur sparar jag mina underlag?

Digitala underlag

Om du har digitala underlag spara dem i mappar. Vi rekommenderar att spara dem i datumordning.

Underlag i papper

Spara dem i en pärm i datumordning

Underlagen ska sparas och sorteras på så vis att det är lätt att hitta i fall det blir någon kontroll från myndigheter. 

 

Vad händer med de underlag som jag skickat till er digitalt?

Vi kopplar varje underlag till den bokföringspost den tillhör inne i Fortnox. Det vill säga att alla digitala underlag ligger i Fortnox databas och är kopplade till bokföringen. 

Vi skapar en databas för ditt företag i Fortnox och den databas sparas den tid som regelverket kräver. Om vårt redovisningsuppdrag i ditt företag avslutas av dig eller av oss kan du få möjligheten att ta över databasen där bokföringen och underlagen har sparats. Du behöver du betala för en licens till Fortnox. 

Tänk på att det är du som företagare som är skyldig att spara allt bokföringsunderlag. Underlag som skickas till oss är framför allt för att vi ska kunna göra bokföringen.