Underlag till bokföring? Vad och varför?
Skriven av Julian Quinones
20/02/2020

En av de tråkigaste saker man behöver göra som företagare är att ta fram underlag för bokföringen. Jag känner igen mig med dem som behöver tar fram en massa kvitton, går in på mejlet, går till byrålådan för att söka pappersfakturor, ja, det är en del saker att komma ihåg. Dock är denna börda helt nödvändig för att kunna göra bokföringen. De flesta företagare tänker på bokföringen som en sak man gör för att följa lagen och inte mer än så, men jag ser bokföringen och vad den visar det viktigaste verktyget för att styra företaget. Man ska därför se förstå varför man ska ta fram rätt underlag till bokföringen. Men innan jag kommer till varför ska jag förklara vad man ska ha som underlag till bokföringen.

 

Vad räknas som underlag

 

Alla händelser som har med företagets ekonomi och ställning att göra ska registreras i bokföringen och dokumenteras. Det kan vara att företaget får en leverantörsfaktura och betalar den, att företaget skickar en kundfaktura, att något köps in, att företaget tar in ett lån o.s.v. och alla dessa händelser ska ha ett dokument som beskriver vad som har gjorts. Jag kan ge en lista på de mest vanligaste transaktioner och underlag som kopplas till dessa:

  • Inköp: Kvitto eller leverantörsfaktura
  • Försäljning: Kvitto, dagskassa eller kundfaktura
  • Inbetalningar och utbetalningar: Kontoutdrag från banken
  • Överföring mellan huvudkonto och sparkonto: Kontoutdrag från banken
  • Lån från banken: Skuldebrev
  • Lån från eller till person eller företag: Skuldebrev

Varför ska man ha underlag

 

Vi vet nu att man ska ha underlag till alla händelser och jag har visat de mest vanligaste underlagen till händelser. Men nu behöver vi veta varför man ska göra det. En första tanke är att man ska ha underlag för att följa lagen, men jag vill upplysa om andra anledningar till varför man ska ha underlag och som ska göra arbetet att ta fram kvitton från byrålådan lite roligare,

 

 1.  Utan underlag kan man betala mer skatt

 

Klart att man ska ha underlag för att följa lagen, men vad händer om man tappar ett kvitto. Om man inte kan visar varför man har haft en kostnad kommer denna förmodligen att redovisas som ej avdragsgill kostnad. För de som inte förstår mycket om skattemässiga termer, betyder det att man betalar skatt på kostnadsbeloppet.

 

2. Utan rätt underlag förlorar man moms, dvs, pengar

 

De flesta av oss vet att företaget får tillbaka moms för inköp. Dock finns det särskilda regler för vilken information ett underlag ska ha för att kunna dra av moms, dvs, få tillbaka momsen. Om man inte visar rätt underlag kan man inte få tillbaka momsen vilket innebär att företaget går miste om pengar som kan användas för annat.

 

3. För att visa rätta siffror i bokföringen

 

Som jag skrev innan, är bokföringen det bästa verktyget för att styra företaget. Med underlag som har fullständig information om vad en händelser är för någonting kan man göra bokföringen rätt. Utan underlag, eller med underlag som har ofullständig information kan en kostnad, en intäkt, eller en annan händelse bokföras på fel sätt vilket kommer att göra att bokföringen ska visa en oförlitlig bild på hur företaget mår ekonomiskt.