Vad är underlag till bokföringen?

Mar 30, 2020Bokföring

Enlig bokföringslagen ska varje affärshändelse i verksamheten ett underlag. Därför är det viktigt att skapa och/eller be om underlag vid varje händelse som påverkar företagets ekonomi. I bokföringstermer kallas underlag också för verifikationer eller verifikat.

Be alltid om kvitto eller faktura

Underlag är inte bara nödvändiga för att följa lagen. De är bra för att kunna göra avdrag för kostnader. För att kunna göra avdrag av kostnader i verksamheten och få tillbaka moms behövs alltid ett underlag i form av kvitto, faktura, eller annan dokumentation. Se till att skaffa och spara rätta underlag för att kunna göra avdrag för dina inköp. Be därför alltid om en faktura eller ett kvitto vid inköp och spara dessa på ett säkert sätt.

I fall du tappar bort en faktura eller ett kvitto kan du fortfarande få göra avdrag men du behöver göra en bokföringsorder. En bokföringsorder är ett dokument som innehåller uppgifter om parter i affärshändelsen, datum, belopp, och vad affärshändelsen avser. Du kan dock inte få tillbaka moms om du saknar ett underlag i original då reglerna för att kunna få moms tillbaka är mer strikta i momslagen.

Rätt information för att få tillbaka moms

En grundregel för att kunna lyfta eller få tillbaka momsen är att underlaget har uppgifter om datum, belopp, momssats i procent, momsbelopp, vad som sålts, och uppgifter om säljaren.

Vid inköp för över 4 000 kr ska en fullständig faktura göras. En fullständig faktura ska innehålla följande uppgifter: Datum, unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens adress, ditt företags namn och adress, varans eller tjänstens omfattning och art, datum då varan såldes eller tjänsten utfördes, enhetspris ex moms, belopp, momssats,  och momsbelopp. 

Det finns andra handlingar som kan vara viktiga för bokföringen

Det finns andra handlingar som kan anses viktiga för bokföringen. Exempel på dessa är följande:

  • Avtal
  • Låne- och skuldebrev
  • Körjournal
  • Resemall
  • Personal- och löneregister

Du behöver spara dessa handlingar tillsammans med ditt bokföringsmaterial.

Våra tips och råd

  • Var noga med att be om, skapa, och spara underlag. Ett kvitto för 10 kr är i alla fall ett kvitto och utgör bokföringsmaterial som ska sparas enligt lag.
  • Dokumentera, dokumentera, dokumentera, det är bättre att dokumentera än att inte ha något underlag. 
  • Avsätt tid för att ta fram, sortera, och spara underlag. Det är inte det roligaste som finns, men det är alltid bäst att ha ordning och reda i bokföringen.

Vi behöver alla underlag för bokföringen

Vi behöver att du skickar till oss underlag för samtliga affärshändelser. Att vi får samtliga underlag gör att vi kan hjälpa dig att följa bokföringslagen.